A gestão de operações é um processo chave nas empresas, no entanto é desprezado pelos gerentes e sócios.
Gerir operações é conseguir que os funcionários trabalhem menos e façam mais.
Parece um contra censo, mas na realidade, um processo mal desenhado ou mal pensado pode gerar a uma corrida intensa por parte do colaborador, no entanto, os resultados finais não acompanham esse esforço intenso.
Com o passar do tempo os colaboradores ficam cansados, e esse sentimento passa para a gerência que sente a pressão dos maus resultados, pois tem compromissos para cumprir no presente e futuro.
Numa situação destas, para que o negócio cresça de forma sustentável, é necessário reestruturar tarefas e circuitos.
Atualmente com a ajuda da tecnologia e do contabilista, é possível ter bases de dados que ajudam o gestor a saber a situação do seu negócio no momento e acompanhar determinados alertas (inteligência artificial).
Ter uma boa gestão de operações é saber atempadamente tudo o que aconteceu, está a acontecer e irá acontecer no futuro, porque só assim será possível fazer planeamento.
Planear gestão de operações
Primeiramente, é muito importante conhecer o negócio. Desde o início ao fim. O mais importante é começar pelo escritório para ver das dificuldades dos serviços administrativos e as possíveis causas que julgam existir. Posteriormente é necessário ver as suas tarefas.
Verificar como as pessoas trabalham, identificar os bloqueios ou dificuldades impercetíveis a quem já se habituou a trabalhar daquele método.
Posteriormente descer na hierarquia ao nível mais operacional e fazer a mesma análise.
Mas acima de tudo, é muito importante, no final analisar a gerência, de forma a compreender como gere atualmente a empresa e como gostaria de ver essa gestão.
Isto, porque por vezes pretende-se melhorar, mas não sabem o que querem ao certo e imaginam algo que não conseguem alcançar.
Desenhar fluxos ou circuitos
Depois de analisar todas as tarefas são desenhados novos fluxogramas com vista a redesenhar os processos de produção.
O objetivo será de colocar as pessoas a fazer as tarefas de acordo com as suas aptidões e habilidades alavancando as suas potencialidades. Por outras palavras, o trabalho deve ser específico e com tarefas simples e claras.
Um erro muito comum nas empresas é os colaboradores fazerem tudo, depois disso, quando existe um erro não se sabe a quem atribuir a responsabilidade, mas o mais grave é quando se questiona durante o processo o que é que fazem e como o fazem, mas concluindo, ninguém saber dizer qual a sua função.
Ao estabelecer esse foco, o colaborador vai trabalhar com orgulho e prazer.
No final do dia terá um sentimento de realização ao de olhar em redor e ver que tranquilamente produziu mais que anteriormente.
Mas o mais importante, é redesenhar tendo sempre em atenção aumento de produtividade e redução de esforço ao colaborador, para que ele goste das funções que desempenha e sentir-se motivado.
Em simultâneo o sistema informático deve sem prejudicar a produção, informar o gestor da situação momentânea (stock, estado de produção, custo de produção, entre outros). Dito isto, mesmo estando ausente das instalações saiba em tempo real o que aconteceu e em que estado está.
Resumindo, o ideal é que as pessoas sem falarem entre si consigam ver em sistema o estado dos processos.
Executar
Depois de colocar em funcionamento a reestruturação, é necessário acompanhar e analisar os circuitos de trabalho.
Neste ponto analisam-se acréscimos de valor ao longo do circuito. Assim é possível analisar as produtividades e eficiências.
No final de um período é possível ver se o desempenho do funcionário está a melhorar, a piorar ou a manter-se. Portanto, depois será necessário compreender os motivos.
Por outras palavras, sempre que existir uma alteração brusca é necessário compreender os motivos que causaram essa alteração.
Em termos gerais os dados demonstram atividades constantes, e sempre que algo abandona esse padrão é necessário compreender o motivo e registar essa divergência.
Monitorizar a gestão de operações
Nesta fase entramos no processo de melhoria continua em que será sempre necessário acompanhar os fluxos e verificar onde se poderá aperfeiçoar.
Devem-se analisar os desempenhos e verificar o que motivou um possível decréscimo de desempenho. Por exemplo ao nível do Capital humano (analisar se foi causado por problemas emocionais ou desmotivação), Equipamentos (obsoleto com avarias constantes), Outros departamentos (que por dependência o atraso o afetou). Estes são pequenos exemplos.
Sempre que se pretende fazer uma reestruturação nunca se deve pensar apenas numa área, mas sim em toda a estrutura empresarial, porque uma alteração num dos circuitos não altera apenas essa zona, mas sim vários circuitos posteriores.
Resumindo as vantagens são muitas para os diversos intervenientes na hierarquia.
Será possível com facilidade realizar a valorização da produção e dos inventários. Geralmente é uma tarefa que as empresas têm dificuldade em realizar.
Visão Gerência (Vantagens)
Primeiramente, poderá acompanhar o desempenho dos funcionários e realizar comparações temporais.
Depois, terá uma facilidade em avaliar quem deverá ser compensado com bonificações e em que montantes, dado que possui elementos claros de avaliação de desempenho.
Claro que, esse desempenho será comparável com os colegas, e poderá ser demonstrado para que também eles possam ajustar a sua motivação e ir ao encontro do bónus.
No entanto, nunca se devem estabelecer objetivos impossíveis de alcançar. O que deverá ser feito é verificar o trabalho atual e tentar melhorar esses resultados.
Por isso os objetivos devem ser credíveis e motivadores.
Outra vantagem é conseguir definir os preços sabendo o lucro expectável dessa decisão. Uma característica que se observa regularmente é que derivado à ausência de análise de custos não se estabelecem preços de acordo com a sua produção, mas sim somente de acordo com os mercados. A isto denomino sorte.
Claro que cada empresa é uma empresa diferente com recursos humanos e materiais diferentes. Por isso os custos de produção também serão diferentes.
Estabelecer preços de acordo com as outras pessoas pode ser uma má decisão. Porque também eles podem estar a tomar más decisões.
Se os outros estiverem a cometer erros de preços, todos os que abordam o mesmo método podem-se endividar. Irão trabalhar imenso, aumentar a eficiência, mas depois os custos de venda se não estiverem ajustados continuarão a apresentar prejuízo.
Para se definir um preço é necessário conhecer o custo complexivo do produto.
Visão Colaborador (Vantagens)
Neste ponto, iremos analisar a visão de trabalhador da empresa, sendo as suas vantagens:
Redução de esforço nas tarefas, portanto, fazendo menos, obtém melhores resultados.
Motivação nos colaboradores uma vez que fazem as atividades que gostam. Aperfeiçoam-se tecnicamente e aumentam a sua felicidade no trabalho.
Realizar orçamentos sem surpresas, dado que conhecem todas as variáveis.
Programar produções cumprindo prazos de entrega. Mais adiante abordaremos a produção através de programação linear (matrizes matemáticas aplicadas na produção).